公益・一般法人オンライン

理事会等を書面決議で済ませる場合、どのような書類をいつまでに発送すれば良いのか。また議事録はどのように作成すれば良いか、書式例を含め解説する。

はじめに

特例民法法人の時代には、定款に根拠があれば、社員総会のみならず、評議員会や理事会においても委任状による代理出席や、書面決議の方法が認められていた。しかしながら、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（以下「一般法人法」という。）では、評議員会及び理事会は、本人出席による決議方法しか認められなくなった。このことは、一般法人・公益法人への移行の準備手続の中でも、かなりの衝撃を受けた事柄のひとつではないだろうか。
一定の要件のもとに、実際に会議を開催することなく決議があったものとみなされる「決議の省略」（一般法人法58条、96条、194条、197条）は、特に評議員会及び理事会における本人出席の例外として、活用される機会も多いと思われる。
一般法人法では「決議の省略」と規定されているが、実務的には「書面決議」と呼ばれることも多く、その方が馴染みも深いと思うので、本稿では「書面決議」と表記して解説することとする。

「書面による議決権の行使」と「書面決議」

「決議の省略」が「書面決議」と呼ばれるためか、「書面による議決権の行使」（一般法人法51条）と混同されることが多いので、書面決議の解説に入る前に、それぞれの違いについて整理しておきたい。
　
●書面による議決権の行使
　（議決権行使書面：一般法人法51条）
◇社員総会にのみ認められた方法。◇会議は実際に開催しなければならない。◇一部の社員による行使も可。◇招集通知は、社員総会の2週間前までに発しなければならない。◇招集通知に社員総会参考書