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経理担当者は法人税法上、保存すべき帳簿書類が多くて保管場所に困ったことはないだろうか―本稿では、紙ではなくデータで保管する方法について解説する。

はじめに

個人、法人を問わず、日々の活動においては資金の出入れを行い、それに伴い領収書、預り書などの書類の交付を受けている。事業活動を行っていない個人であれば、資金の流れを証明する書類を何年間も保存する義務などはないが、法人となると書類の保存義務が課せられている。書類の保存の目的としては、透明性の高い経理体制の確保などもあると思うが、最大のテーマは税務調査で問題が指摘されないことだろう。したがって、多くのケースで税法が許容する方法で書類を保存している。書類の保存の方法としては、紙媒体のままで保存する方法の他にスキャナでデータ化して保存することも従前から認められていたが、近年、このスキャナ保存に係る規定の改正が行われて、スキャナ保存を導入するにあたってのハードルが低くなっている。
そこで本稿では、スキャナ保存を導入するための要件を確認するとともに、導入するための注意点について検討する。

法人が保存すべき帳簿書類

法人税法上の帳簿書類の種類

法人税法上は、法人を青色申告法人と青色申告の承認を受けていない法人とに分けて帳簿書類の保存の規定を設けている。青色申告の承認を受けていると帳簿保存についても、厳格な要件が付されていると思いがちであるが、帳簿書類の保存については青色申告の承認を受けているか否かで要件が変わることはない。つまり、法人税法上の規定は分かれているが、実質的には差異がないことになる。青色申告とそれ以外での差異は、帳簿の記載内容であって、保存する書類の種類や保存期間には影響を及ぼしていない。