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運営書類を作成・管理する総務担当者にとって、数多くある書類をそれぞれどれくらいの期間備置きするべきか、また開示を求められた際にどう対応すべきか、混乱がないよう熟知しておくことが大切である。ここでは、各法令上の規定を整理し解説する。

はじめに

本稿における法令の定義は、以下のとおりとする。
一般社団法人及び一般財団法人に関する法律→法又は一般法人法公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律→認定法又は公益認定法一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則→法施行規則公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律施行規則→認定法施行規則一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律→整備法一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律施行規則→整備法施行規則個人情報の保護に関する法律→個人情報保護法 

1　一般法人法、公益認定法及び整備法が定める備置き・開示

一般法人法は、法人について、一定の書類（以下、電磁的記録を含む場合も「書類」という場合がある。）を事務所に備え置き、一定の者から閲覧や謄写等の請求があれば、開示に応じなければならない旨を定めている。また、公益認定法は、公益法人について、一般法人法が定めている備置き・開示（注1）について、一般法人とは異なる特別の定めを置いている。
本稿では、法人が備置き・開示を義務付けられている運営書類について、備置きの方法等について解説するとともに、法人に対して開示請求があった場合の対応について解説するものである（注2）。

2　本稿で解説する運営書類

本稿で解説する運営書類（注3）に関する概要は、表のとおりであるが、詳細については、Ⅰで解説する。また、Ⅱにおいて、一般法人法や公益認定法上、備置き・開示が義務付けられているわけではないものの、対応に留意すべき運営書類について解説する。
なお、代理権を証明する書面及び議決権行使書面以外については、電磁的記録による備置きが可能である（注4）。
　
また、本稿で解説する運営書類については、備置期間が定められているものがあるが、保存期間が定められているものはないため、備置期間中の保存は必要であるものの、一般法人法・公益認定法上、その後の保存が義務付けられているわけではない（注5）。

 表：一般法