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招集通知の発送後に発覚した記載ミス。過ちを正すにはどのように対応すれば良いのか。その他、議案変更の事例別に、その留意点を解説する。

はじめに

社員総会・評議員会、理事会の招集通知を発送した後に、法人の実務担当者が議案の内容について誤記（記載ミス）に気がついた場合に、どのような対応により議案の変更（修正）・追加・撤回を行うべきなのかについてしっかり整理して理解している実務担当者は少ないのではないかと思われる。
本稿では、社員総会・評議員会のケースと理事会のケースに分けて、議案の変更（修正）・追加・撤回を行う場合の方法と留意点について解説する。以下、「目的である事項」を特に「議題」という場合のほかは、本稿において議題と議案を区別して説明する実益はあまりないことから、「議題」も含め「議案」とする。

Ⅰ　社員総会・評議員会における議案の変更（修正）・追加・撤回

１　議案の変更（修正）・撤回

招集通知・参考書類（添付書類）は、社員総会（評議員会）の日の所定の期間前（定款で社員総会（評議員会）の開催日の１週間前としている法人が多い。但し、書面又は電磁的記録による議決権の行使を認める社員総会の場合は２週間前。）までに社員（評議員）に対して発送する必要がある。
発送後に誤字・脱字や内容に誤りがあったことが分かった場合には、所定の期間が例えば３日前のように短縮されるのではなくて定款に記載通りの所定の期間前までに差替版の送付や訂正文の送付により対応しなければならない。それだけ重要な書類であるということをまずは認識することが重要である。したがって、社員総会・評議員会の準備を行う事務局としては、間違いのない書類を作成するためのチェック体制をしっかり敷くこ