公益・一般法人オンライン

突如訪れた「経理機能の停止」という懸念

───まず、代行サービスを検討されることになった当時の状況を教えてください。

新谷　当法人では長年、福祉現場を熟知した介護の専門職が経理実務を担ってきました。現場の苦労や事業の背景がわかる者が数字を扱う強みはありましたが、昨年、実務の中心にいた職員2 名が相次いで職場を離れることになってしまったのです。
　1人は4月に産休、もう1人は8月に退職。法人の財布を守る実務担当者が一気にいなくなるという、まさに「消失」と言っても過言ではない事態でした。

───それは非常に危機的な状況ですね。新たに経理担当者を採用するという選択肢はなかったのでしょうか。

新谷　もちろん検討しましたが、昨今の人材不足もあり、即戦力を確保するのは至難の業です。特に公益法人会計は一般企業の会計とは勘定科目もルールも大きく異なります。求人を出して新しい方を採用できたとしても、この特殊な基準を一から教えて育てるには膨大な時間と教育コストがかかります。その間にも日々の伝票は溜まり続けますから、「経理が止まれば全事業が止まる」という強い焦りがありました。特定の個人にしか実務がわからない「属人化」のリスクを、最悪の形で痛感した瞬間でした。

なぜ会計事務所や大手BPOではなく「経理代行」なのか

───解決策を探す中で、どのような選択肢を比較検討されましたか。

新谷　地元の会計事務所や大手のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）業者など、複数のルートで検討を進めました。
　まず「地元の会計事務所」ですが、信頼感はあるものの、彼らのメインはあくまで「月数回の訪問による監査・指導」でした。私たちが求めていたのは、日々の仕訳入力や証憑書類の登録といった「手を動かす実務そのもの」の代行です。月数回のチェックだけでは日々の山積する伝票を処理しきれず、根本的な解決にはなりませんでした。
　次に検討した「大手BPO業者」は、組織力は魅力でしたが、導入までのハードルが非常に高かった。彼らの提案は「半年から1 年かけて業務フローを徹底的に再構築し、パッケージ化してから移管する」というものでした。しかし、私たちは「今すぐ」人を補填したい。そのスピード感に大きな乖離がありました。また、初期のコンサルティング費用も高額で、公益法人としての費用対効果を考えると現実的ではありませんでした。

パートナー選びの条件は「深い理解」と「柔軟性」

───最終的に、全国公益法人協会の「経理代行サービス」を選ばれた理由は何でしょうか。

新谷　最大の決め手は「公益法人会計に対する専門性」です。一般的な代行サービスに頼むと、私たちの「給食材料費」や「事業費の按分」といった独特な勘定科目を説明するだけで一苦労です。その点、全国公益法人協会さんは公益法人のルールを説明する必要もありません。共通言語で話ができる安心感は、他社にはないものでした。

───他に実務面で魅力に感じた点はありますか。

蒔田　「今のやり方を尊重したスモールスタートが可能だったこと」ですね。BPO業者は「システムを入れ替えて、我々のフローに合わせてください」というスタンスでしたが、全国公益法人協会さんは「今お使いのシステムをそのまま使い、まずはできるところから引き受けます」と言ってくださいました。現場の負担を最小限に抑えつつ、すぐに実務を任せられる柔軟性が最大の救いとなりました。「伴走してくれるパートナー」だと直感しましたね。

───実際の運用はどのように行われていますか。

蒔田　当法人が貸与したPCを使用し、セキュリティの担保された環境でリモート作業を行っていただいています。当初は、外部への委託で連絡が滞るのではないかという不安もありましたが、実際にはレスポンスが非常に速く、むしろ内部でやり取りしていた時よりもスピードアップした部分もあります。

───具体的なやり取りで助かっていることはありますか。

蒔田　些細な疑問点もチャットですぐに相談できますし、作業の進捗もリアルタイムで把握できます。物理的な距離はあっても、感覚としては「隣のデスクに経理担当者が座っている」ような安心感があります。

採用コストの消失と「業務の棚卸し」が導入効果

───導入によって、どのような具体的なメリットを感じていらっしゃいますか。

新谷　メリットは2つあります。1つは「コストの最適化と安定」。正職員を一人採用し、社会保険料や福利厚生費、さらには教育にかかる膨大な時間コストを考慮すると、代行サービスの料金は遥かにリーズナブルで、かつ確実です。最初から「公益法人会計とは何か」を知っている方が担当してくれるため、教育の手間もかかりません。

蒔田　もう1つは「業務の可視化」です。外部に実務を委託するために、これまで「なんとなく」引き継がれてきた曖昧な処理ルールを言語化し、整理する必要がありました。このプロセス自体が結果として徹底的な「業務の棚卸し」となり、特定の個人に依存しない強固な経理基盤を作るきっかけとなりました。モヤがかかっていた部分が晴れたような感覚です。

弊社担当者のヒアリングに答える新谷氏と蒔田氏

専門業務への注力と「攻めの経理」へ

───今後、このサービスをどのように活用していきたいですか。

新谷　現在は拠点ごとの仕訳入力を中心にお願いしていますが、今後は入退院・没後支援事業などで発生する、より細かな「預託金管理」などの業務も切り出していきたいと考えています。
　経理実務をアウトソーシングすることで、私たち内部の職員は、予算管理や経営分析、そして何より本来のミッションである「地域福祉サービスの向上」に直結する業務に集中できるようになります。「守りの経理」をプロに任せ、私たちは「攻めの福祉」に専念する。この役割分担をさらに進めていきたいですね。

───最後に、経理の課題を抱える他の法人様へアドバイスをお願いします。

新谷　「経理は法人の内部で完結すべき」という固定観念を一度外してみることをお勧めします。特に専門性が高く、人手不足が深刻な今の時代、餅は餅屋、外部の専門家とタッグを組むことは、法人の事業継続性を守るための「賢い選択」の一つだと思います。まずは相談してみることで、自組織の業務を客観的に見直す素晴らしい機会になるはずです。

取材を終えて

　経理担当者の突然の離脱という課題は、多くの法人がいつ直面してもおかしくない切実な問題です。（公財）武蔵野市福祉公社の事例では、単なる「欠員補充」のためのアウトソーシングに留まらず、業務の標準化と属人化の解消を同時に実現させました。
　経理代行サービスを活用し、ルーチンワークを切り出すことは法人の継続性を担保するだけでなく、職員の皆様がより付加価値の高い「本来の使命」へ注力するための環境づくりに他なりません。
　私たち全国公益法人協会は、代行サービスの提供者として「実務の委託先」に留まらず、公益・一般法人の皆様が本来の使命に邁進できるための「伴走者」でありたいと考えています。